Act # 5 desarrollo de niveles jerarquicos en la documentacion de un sistema de calidad
Desarrollo de niveles jerárquicos en la documentación de un sistema de calidad.
Se establecen los procedimientos específicos o instrucciones de trabajo necesarios para que los procesos se realicen de una forma controlada. Una vez desarrollados los documentos, éstos se distribuyen en las áreas correspondientes; así mismo, se proporciona la capacitación y asesoría adecuada al personal de dichas áreas.
Por ejemplo, si definimos en un procedimiento que en el contrato se plasmarán los requisitos del usuario y que se aprobará por el director, el contrato sería el registro de calidad (la evidencia objetiva) de que estamos trabajando según indica el procedimiento.
Primer Nivel: MGC
El primer nivel lo conforman los documentos base donde se indican los principios y la filosofía de la empresa con respecto a la calidad. Este documento se denomina Manual de Gestión de la Calidad y se utiliza como carta de presentación a las partes interesadas (clientes o usuarios, proveedores, personal interno, auditores, etc.). Este documento es de carácter público y está disponible en las áreas de la Organización involucradas en el proceso de calidad en el servicio, para que todo el personal pueda tener acceso a él.
En el Manual de Gestión de la Calidad.
Segundo Nivel: Procedimientos Generales
Los documentos del segundo nivel son los Procedimientos Generales (PG). Son los documentos que describen los métodos de trabajo de la Organización, ampliando lo descrito en el Manual de Calidad.
Un procedimiento general describe cómo se llevan a cabo las actividades de los procesos. Si dentro de estas actividades se realizan tareas muy concretas y definidas, en el Procedimiento General sólo se indicará la tarea, que se describirá con detalle en el siguiente nivel de documentación.
Un procedimiento general describe cómo se llevan a cabo las actividades de los procesos. Si dentro de estas actividades se realizan tareas muy concretas y definidas, en el Procedimiento General sólo se indicará la tarea, que se describirá con detalle en el siguiente nivel de documentación.
Tercer Nivel: Procedimientos Específicos e Instrucciones de Trabajo
El tercer nivel de documentación lo forman los Procedimientos Específicos (PE) o las Instrucciones de Trabajo. Esta documentación desarrolla en profundidad una actividad que se indica en el Procedimiento General.
Se establecen los procedimientos específicos o instrucciones de trabajo necesarios para que los procesos se realicen de una forma controlada. Una vez desarrollados los documentos, éstos se distribuyen en las áreas correspondientes; así mismo, se proporciona la capacitación y asesoría adecuada al personal de dichas áreas.
Evidencia: Registros de Calidad
Una vez que hemos definido los métodos de trabajo de la Organización (estructurados en los tres niveles de documentación), debemos de trabajar basándonos en estos métodos (ejecución de un método de trabajo). La documentación que se genera son los registros de calidad. Un registro de calidad es una evidencia objetiva de que se están realizando las actividades según están definidas en la documentación del sistema. En otras palabras, son los <<comprobantes>> que certifican que se realiza lo que se dice en el Manual de Calidad y los procedimientos.
Por ejemplo, si definimos en un procedimiento que en el contrato se plasmarán los requisitos del usuario y que se aprobará por el director, el contrato sería el registro de calidad (la evidencia objetiva) de que estamos trabajando según indica el procedimiento.
conclusión
El tema se basa en los procesos definidos y mapeados que intervienen en éste. Los procesos y actividades se reflejan en los documentos que constituyen el Sistema Documental, describiendo en sí los métodos de trabajo de la Organización.
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