tarea # 4 Mapeo de procesos

MAPEO DE PROCESOS.

El mapa de procesos es un ejemplo típico de un concepto de BPM que mucha gente aun utiliza de una manera inadecuada. En una tentativa de gestionar las actividades y procesos, buscando una manera de cómo organizar el tiempo.

Al diseñar o mapear procesos con símbolos, es esencial entender su significado. Por eso es muy importante que todos los profesionales de BPM dominen totalmente el significado de los símbolos de diagrama de flujo de procesos. Si bien el formato BPMN…

MACRO PROCESOS 

El diseño del MODELO DE GESTIÓN POR PROCESOS se inicia con la identificación de los Macro procesos, que constituyen un primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la institución debe realizar, a fin de cumplir con su función constitucional y legal, la Misión fijada y la Visión proyectada.

Con el fin de especificar sus objetivos, en términos de los resultados requeridos para la satisfacción de los clientes y/o grupos de interés, los Macro procesos se derivan en Procesos/Subprocesos. De allí que el Modelo de Gestión por Procesos establece la identificación de los procesos de la institución, sus respectivas interacciones y la realización de actividades que los operativizan, en una secuencia que agregue valor al cumplimiento de los objetivos de la institución. A su vez, cada actividad utiliza recursos y se gestiona con el fin de permitir que sus insumos se transformen en resultados, contribuyendo al cumplimiento del objetivo del proceso.

Los objetivos de los Macro procesos/Procesos que se definen inicialmente, deben ser alineados para garantizar que los objetivos de los primeros se cumplan cabal y totalmente en los objetivos fijados para los segundos. Con este fin, la guía incluye una matriz de relación de Objetivos de los Macro procesos y Procesos que permite visualizar con mayor claridad el cumplimiento de la correspondencia total entre unos y otros.

Finalmente, se construye el Mapa de Procesos, que además de presentar la información anterior, permite visualizar el despliegue y conformación, a su máximo nivel, del Modelo de Gestión por Procesos en Macro procesos/Procesos/ Subprocesos.

  Requerimientos

•Función constitucional y legal de la institución.

•Normas que regulan la institución.

•Ley o normas que regulan las competencias y recursos asignados a la institución.

•Conjunto de Planes y Programas.

•Documentación inherente a los Macro procesos, Procesos, Subprocesos y Actividades (si existe).

  Responsables

•Diseño y apoyo a la implementación

- Comité de Control Interno.

- Equipo MECIP.

•Implementación

- Dependencia responsable de cada Macro proceso y Procesos correspondientes.

•Supervisión y seguimiento a la implementación

- Equipo MECIP.

- Directivo responsable de la implementación del MECIP.

- Auditoria Interna Institucional.

- Comité de Control Interno.

•Mantenimiento y actualización permanente

- Dependencia responsable de cada Macro proceso y Procesos correspondientes.

- Directivo responsable de la implementación del MECIP.

  Operación   Definición de macro procesos   Comité de Control Interno

1. Impartir instrucciones al Equipo MECIP, orientando la identificación de Macro procesos/Procesos/Subprocesos hacia la obtención de resultados específicos para la institución, a partir del mandato constitucional y legal que fija sus funciones y competencias, y de los planes y programas de la institución.

PROCESOS

Un proceso, es un concepto muy amplio y utilizado en diversas campos de estudio, desde la biología hasta la ingeniería. En esta entrada se han redactado 2 definiciones:

a)  Sucesión e interrelación de pasos, tareas y decisiones, con valor agregado, que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto o servicio.

• Definible

Los procesos deben estar documentados, y sus requerimientos y mediciones deben ser establecidos.

•  Repetible

Los procesos son secuencias de actividades recurrentes. Deben ser comunicados, entendidos y ejecutados consistentemente.

• Predecible

Los procesos deben lograr un nivel de estabilidad tal que se asegure que sus actividades se ejecutan consistentemente y producen los resultados deseados.

•  Medible

Los procesos deben tener mediciones que aseguren la calidad de cada tarea individual así como la calidad del resultado final. Este proceso de medición se puede explicar facilmente en la entrada anteriormente publicada “Etapas del control de gestión”.

DIAGRAMA DE FLUJO

1.-Definición.-

Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir , viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

2.-Objetivo.-

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase,representar los controles, etc.

3.-Ventajas.-

Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de flujo, las siguientes:

• Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo , con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.
• Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.
• Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.

4.-Elaboración.-

El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada con un trabajo en equipo, para lo cual se deberán seguir los pasos que a continuación se exponen:
1.Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirán dichas personas entre aquellas que estén participando en las tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, ademas de una persona ajena del proceso que , por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas:

5.-Fases.-

1. Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final )
2. Representar las etapas intermedias y su relación ( proceso actual)
3. Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente
4. Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.
5. Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones
6. Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual.

6.-Reglas.-

• Utilizar una simbiologia simple y conocida por los implicados en el proceso.
• Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.
• Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir

• Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.

7.-Ejemplos.-

Durante mi experiencia como asesor y dirigente en diversas organizaciones empresariales pertenecientes a distintos sectores he ido diseñando y desarrollando sus diagramas de flujo al realizar cambios estructurales y tratar de clarificar los procesos en las áreas de desempeño , facilitando su comprensión al personal implicado en su ejecución.
Seguidamente , por medio de representaciones power point , incluyo algunas de los diagramas de flujo realizados:
1.-Empezare con la representación de dos procesos típicos en cualquier organización empresarial, me refiero a los procesos de compras y preparación de ofertas a clientes y su tramitación.