tarea # 7 Debe y debes de las áreas de la empresa

           DEBE Y DEBES DE EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN 

El departamento de administración es un engranaje que tiene que estar bien engrasado si la empresa quiere ser productiva y solvente. Por un lado, ha de saber analizar los procesos, entradas y salidas para poder ofrecer mejoras a la empresa y, por otro lado, a partir de números reales, ha de saber exponer dónde es posible reducir costos e invertir. De esta manera, conseguiremos aumentar los beneficios. No es sólo cuestión de llevar al día los documentos o de llevar bien las cuentas sino de tener una visión amplia de la empresa y mostrar puntos de mejora.


En primer lugar, hay que saber que la administración de la oficina es un conjunto de actividades cotidianas relacionadas con la planificación financiera, el mantenimiento de registros y la facturación, el personal, la distribución física y la logística. Los departamentos están formados básicamente por 2 tipos de empleados que realizan estas actividades se les conoce como administrativos de oficina o, si coordinan a varias personas, jefe de administración/director de oficina. Según el tamaño de la empresa puede haber departamentos especializados en alguna de las tareas mencionadas anteriormente. Estos empleados desempeñan un papel clave en la infraestructura de cualquier organización, independientemente de tu tamaño. Muchas puestos administrativos requieren que el candidato tenga habilidades avanzadas en el uso de aplicaciones para la administración como el pack de software DELSOL (ContaSOL, FactuSOL y NominaSOL), que enseñamos en nuestros cursos, o el famoso Office.

La habilidades básicas que suele necesitar un administrativo son las siguientes:

  1. Formación en gestión de nóminas para garantizar que todos los empleados reciben su nómina a tiempo.
  2. Tener buenas habilidades de comunicación para coordinarse y colaborar con otros empleados.
  3. La capacidad de adaptarse a entornos cambiantes y nuevas tecnologías que podrían implementarse.
  4. Tener iniciativa y proponer cambios para mejorar la productividad
  5. Ser capaz de trabajar bajo presión cuando surgen tareas de vital importancia para el negocio.
Por su parte, un director de oficina o jefe de administración supervisa y forma a sus compañeros de trabajo. Tiene la responsabilidad de asegurar que las funciones de una oficina de las organizaciones se completen de manera eficiente y eficaz, mientras asigna las tarea a cada personal  de supervisar a otro miembro del personal.

Los tareas que desarrolla son: organizar las operaciones y los procedimientos de la oficina realizando varias tareas administrativas, asignar a ciertos empleados para que cumplan con los requisitos operativos siguiendo su progreso, reclutar, seleccionar y capacitar a nuevos empleados, fidelizar a los empleados actuales a través de coaching u otras acciones, redactar un presupuesto anual que represente los objetivos financieros de la organización, formación en gestión y participación en eventos y asociaciones del sector. Por otro lado, el papel de un gerente de oficina requiere que el trabajador tenga unas habilidades superiores a otras vacantes administrativas. Las habilidades más importantes y destacables para este puesto de trabajo son:
  1. Una experiencia administrativa sólida
  2. Competencia en recursos humanos y gestión de equipos
  3. Capacidad de presentación de informes
  4. Capacidad de delegación de tareas
  5. Gestión de procesos
  6. Gran capacidad de comunicación con otros miembros de la organización.
fp.uoc.edu/blog/departamento-de-administracion-funciones/

Comentarios

Publicar un comentario

Entradas populares de este blog

Act # 5 desarrollo de niveles jerarquicos en la documentacion de un sistema de calidad

Imagen
Desarrollo de niveles jerárquicos en la documentación de un sistema  de calidad. Primer Nivel: MGC El primer nivel lo conforman los documentos base donde se indican los principios y la filosofía de la empresa con respecto a la calidad. Este documento se denomina   Manual de Gestión de la Calidad   y se utiliza como carta de presentación a las partes interesadas (clientes o usuarios, proveedores, personal interno, auditores, etc.). Este documento es de carácter público y está disponible en las áreas de la Organización involucradas en el proceso de calidad en el servicio, para que todo el personal pueda tener acceso a él. En el Manual de Gestión de la Calidad.   Segundo Nivel: Procedimientos Generales Los documentos del segundo nivel son los   Procedimientos Generales (PG).   Son los documentos que describen los métodos de trabajo de la Organización, ampliando lo descrito en el Manual de Calidad. Un procedimiento general describe cómo se llevan ...
Leer más

actividad # 4 Recapitulación de los elementos de el enfoque de procesos

Imagen
RECAPITULACIÓN DE  LOS ELEMENTOS DE EL ENFOQUE DE PROCESOS  . El  enfoque basado en procesos  es un principio de gestión básico y fundamental para la obtención de resultados, y así se recoge en la familia de normas  ISO 9000 , que junto con otros 7 principios conforman los denominados  “Ocho Principios de Gestión de la Calidad. PRINCIPIO EXPLICACION EJEMPLO ENFOQUE ORIENTADO HACIA LOS PROCESOS  QUE  PERMITE UNA RÁPIDA Y SENCILLA IDENTIFICACIÓN  DE LOS PROBLEMAS   El enfoque adecuado de los procesos clave, permite obtener ventajas, al adecuar solo los procesos que requieran ser modificados para aprovechar las oportunidades y obtener mejores resultados, así como una mejor forma de adaptarse a las necesidades y expectativas de los elementos de gestión de la organización. SISTEMA POR ELEMENTOS ,  FACES Y PROCEDIMIENTOS ES MAS FÁCIL D...
Leer más

tarea # 5 Análisis de la norma iso 9001

Imagen
ANÁLISIS DE LA NORMA ISO 9001 Para llegar a implantar con éxito un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2000 resulta imprescindible cumplir todos y cada uno de los requisitos recogidos en su texto a excepción de aquellos que, estando permitido, la organización determine excluir. Uno de los modos de comprobar qué requisitos ya se cumplen y cuáles son necesarios cumplir aún es repasar detenidamente el texto de la norma de referencia. En la empresa objeto del proyecto se ha optado en cambio por elaborar un checking list o hoja de ruta que facilite esta labor. Para su elaboración se ha estudiado detenidamente el texto de la norma, y se han ido apuntando cada uno de estos requisitos aunque de un modo personalizado a la empresa, excluyendo además aquellos puntos que no son de aplicación y expresándolo de un modo que resultase fácil de entender por todo el personal. GENERALIDADES  ISO 9001- 2015 La empresa tiene que determinar y seleccionar todas...
Leer más